Datenschutzrichtlinie

Datum der letzten Aktualisierung: 4 August, 2021
Datum der Veröffentlichung: 13. Januar 2021
Datum des Inkrafttretens: 13. Januar 2021

Diese Datenschutzrichtlinie wurde auf Deutsch verfasst und in andere Sprachen übersetzt. Im Falle von Widersprüchen ist die französische Version maßgebend.

Addmin SA
Avenue de Rumine 20
1005 Lausanne
Schweiz
(im Folgenden "Addmin")

Wenn Sie Fragen oder Wünsche bezüglich dieser Richtlinie oder der Verarbeitung Ihrer Daten haben, können Sie uns per Postbrief oder E-Mail unter privacy@addmin.com kontaktieren.

Vielen Dank, dass Sie sich für Addmin entschieden haben! Der Schutz Ihrer Daten ist eine der Säulen, auf denen unsere Lösung beruht. Wir erläutern hier, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, nutzen und verarbeiten, insbesondere wenn Sie unsere Websites, Software und Dienste (im Folgenden "Dienste") nutzen, wenn Sie uns per E-Mail oder über unser Kontaktformular kontaktieren oder wenn ein Vertrag (Mandat, Unternehmen, sonstiges) zwischen uns und Ihnen besteht. Wir laden Sie ein, die folgenden Artikel zu lesen, um weitere Einzelheiten zu den von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, den jeweiligen Zwecken und der Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung zu erfahren und zu verstehen, wie Sie Ihre Datenschutzrechte ausüben können. Sie können sich mit unserem Addmin-Datenschutzmanifest vertraut machen, das auf unserer Website und im Abschnitt "Über Addmin" in der Anwendung verfügbar ist.

1. Über Addmin

Unsere Dienste sollen es Ihnen ermöglichen, Ihre administrativen Dokumente (im Folgenden "Ihre Daten") zu erstellen, zu organisieren und zu speichern, mit anderen Nutzern zusammenzuarbeiten und über mehrere Geräte und Dienste hinweg zu arbeiten, während gleichzeitig ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleistet wird. Weitere Informationen zu den Diensten finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Unser primäres Geschäftsmodell basiert nicht auf dem Weiterverkauf Ihrer persönlichen Daten. Ihre persönlichen Daten werden niemals an Dritte weitergegeben, außer aus den unten genannten Gründen oder mit Ihrer Zustimmung.

Addmin hat keinen Zugriff auf Ihre Dokumente oder die Informationen, die Sie bei der Erstellung, Verarbeitung und Klassifizierung mit ihnen verbinden. Ihre persönlichen Daten werden ausschließlich in der Schweiz gespeichert. Addmin gibt keine Benutzerdaten weiter und verkauft sie auch nicht. Die Daten werden nicht für Werbezwecke verwendet. Unser Geschäftsmodell basiert in erster Linie auf kostenpflichtigen Abonnements: Der Nutzer, also Sie, sind nicht das Produkt!

2. Verarbeitung Ihrer Daten

2.1 Wenn Sie unsere Dienste nutzen

Um unsere Dienste nutzen zu können, benötigen wir lediglich Ihren Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse, die es uns ermöglichen, Sie zu identifizieren.

Die Einrichtung Ihrer persönlichen Dateien zielt darauf ab, die Erstellung und Nachverfolgung Ihrer Dateien zu erleichtern. Sie kann jederzeit angepasst werden. Dieser Aufbau ist optional und kann auch in Teilen durchgeführt werden.Im Wesentlichen handelt es sich bei den Daten, die wir verarbeiten können, um:

Vollständiger Name: Vorname (erforderlich) und Nachname (optional) - Sie werden auf Addmin anhand dieses Namens identifizierbar sein; Telefonnummer (optional): Diese Telefonnummer erleichtert den Kontakt mit unserem Kundensupport; Familienstand (optional): Ihr Familienstand ermöglicht es uns, Arten von Dokumenten entsprechend Ihrer Situation vorzuschlagen; Kind (optional): Das Anlegen einer Datei für Ihr Kind ermöglicht es Ihnen, Dokumente für es zu verwalten und somit zu gegebener Zeit seine Dokumente zu übertragen, indem Sie ein persönliches Konto anlegen; Nationalität (optional): Ihre Nationalität ermöglicht es uns, Sie über die Verfügbarkeit der Addmin-Lösung in anderen Ländern zu informieren, wenn dies der Fall ist; Ihre Adressen (optional): Sie können eine Adresse zu einem Land, einer Region, einer Ortschaft oder einer Straße hinzufügen, mit oder ohne Nummer. Die Verwendung einer bestimmten Adresse erleichtert es Addmin, ein Dokument zu einer Adresse vorzuschlagen (z. B. einen Mietvertrag); Telefon & Internet (optional): Wählen Sie Ihre Internet-, Telefon- und sogar Fernsehanbieter aus, um diese Arten von Dokumenten automatisch besser zuzuordnen; Mobilität & Transport (optional): Sie können Ihre Fahrzeuge hinzufügen, für die Sie Lizenzen, Verträge, Versicherungen usw. haben. (optional): Legen Sie einen Ordner für den Namen Ihres besten Freundes an, um alle seine Dokumente damit zu verknüpfen; Arbeit & Aktivitäten (optional): Legen Sie Ordner für Ihre Schulen und Firmen an, bei denen Sie aktiv sind oder waren; Versicherung & Leistungen (optional): Verknüpfen Sie Ihre Versicherungstypen mit unserer Liste von Anbietern, um die entsprechenden Dokumente besser einordnen zu können; Banking & Finanzen (optional): Verknüpfen Sie Ihre Bankkontotypen mit unserer Liste von Anbietern, um die entsprechenden Dokumente besser zuordnen zu können.

Wir verarbeiten diese Daten, wenn Sie uns Ihre Zustimmung geben oder Addmin nutzen. Wir verwenden diese Daten, um Ihren personalisierten Datensatz zu erstellen, um Ihnen unsere Dienste zur Verfügung zu stellen und um unser Angebot zu optimieren. Wir können sie auch für anonymisierte Statistiken verwenden. Die durchgeführte Verarbeitung geht nicht über den Zweck der Verarbeitung hinaus.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 13 Abs. 1 und 2 lit. a und/oder b DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a und/oder b DSGVO.

Die Kreditkarteninformationen, die Sie für den Bezug unserer kostenpflichtigen Dienste verwenden, werden niemals in unseren Datenbanken gespeichert, sondern direkt bei unserem Zahlungspartner, den wir bei der Vermarktung der Dienste festlegen.

Wenn Sie ein Addmin-Konto erstellen, speichern wir Ihre Daten für die Dauer Ihres Kontos oder so lange, wie es für das ordnungsgemäße Funktionieren der Dienste erforderlich ist. Sie können Ihre Daten jederzeit aktualisieren oder löschen. Der Export Ihrer Daten in ein strukturiertes, allgemein gebräuchliches und maschinenlesbares Format ist jederzeit möglich. Wenn Ihr Konto gelöscht wird, beginnen wir nach einer Frist von 7 Tagen mit der Löschung Ihrer Daten. Bitte beachten Sie jedoch, dass: (1) Es kann trotz unserer Bemühungen bis zu 90 Tage dauern, bis diese Daten von unseren Servern und Back-up-Speichersystemen gelöscht werden; und (2) wir können bestimmte Daten aufbewahren, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, Streitigkeiten zu lösen und unsere Vereinbarungen durchzusetzen.

Geräteinformationen und Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser speichert. Wir haben keine Werbe-Cookies auf unserer Seite.

Es gibt mehrere Arten von Cookies auf unserer Seite:

Absolut notwendige Cookies

Sie sind für das Funktionieren der Seite unerlässlich. Ohne sie können Sie unsere Webseiten nicht bestimmungsgemäß nutzen. Diese Cookies werden nur von uns verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 13 Abs. 1 und 2 lit. a DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b GDPR. -

Funktions- und Leistungs-Cookies

Sie ermöglichen es uns, Ihre Präferenzen für Bildschirmlayouts und Sprache zu speichern, um Ihr Benutzererlebnis zu verbessern. Außerdem werden Informationen über die Nutzung unserer Website gesammelt, um deren Attraktivität, Inhalt und Funktionalität zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 13 Abs. 1 DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a GDPR.

Cookies zur Zielgruppenmessung (Google Analytics, Firebase und UXCam)

Diese werden verwendet, um Statistiken zu erhalten, um die Leistung unserer Website zu optimieren. Wir verwenden ausschließlich Google Analytics, Firebase und UXCam (server-side cookie), ein Tool der GOOGLE Inc. (Kalifornien, USA). Wir haben jedoch darauf geachtet, dass keine personenbezogenen Daten an GOOGLE Inc. oder andere Dienstleister weitergegeben werden (Anonymisierung Ihrer IP-Adresse und serverseitige Einbindung von Google Analytics), um Ihre Privatsphäre zu schützen. Die Statistiken, die wir mit diesem Tool erhalten, sind vollständig anonymisiert und werden nicht an Dritte oder außerhalb der Schweiz weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 13 Abs. 1 DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a GDPR.

Es steht Ihnen frei, Ihre Zustimmung zur Verwendung der oben genannten Cookies jederzeit zu widerrufen, indem Sie die Cookies in Ihren Browsereinstellungen deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie die Speicherung von Cookies nicht zulassen, sich einige Funktionen und Seiten nicht richtig verhalten. Sie können ein Cookie auch automatisch oder manuell von Ihrem Computer löschen. Folgen Sie dazu den Anweisungen in der Online-Hilfe Ihres Browsers.

In jedem Fall sind die von uns verwendeten Cookies nicht länger als 24 Monate gültig.

Soziale NetzwerkeAuf einigen Seiten nutzen wir die Sharing-Funktion von Facebook, Twitter und LinkedIn. Damit können Sie bestimmte Inhalte freigeben. Die Datenverarbeitung in den verschiedenen sozialen Netzwerken unterliegt den Datenschutzbestimmungen der sozialen Netzwerke.

2.3 Wenn Sie sich für unsere Newsletter anmelden

Die einzigen Daten, die für den Versand unseres Newsletters verarbeitet werden, sind Ihre E-Mail-Adresse (über Mailchimp).

Wenn Sie sich für unsere Dienste registrieren oder unsere Website besuchen und/oder mit unserem Chat interagieren und Sie uns Ihre Erlaubnis erteilen, werden wir Ihnen von Zeit zu Zeit Informationen über Updates, die über Newsletter verfügbar sind, zusenden. Wenn Sie solche Nachrichten von uns nicht erhalten möchten, klicken Sie bitte auf den Abmeldelink, der in den jeweiligen E-Mails immer vorhanden ist.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 13 Abs. 1 und 2 lit. a DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir speichern diese Daten, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. wenn wir keinen Newsletter mehr verschicken).

2.4 Wenn Sie uns per E-Mail oder Instant Messaging kontaktieren

Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder über unseren Instant-Messaging-Dienst Kontakt mit uns aufnehmen, werden die von Ihnen in der E-Mail eingegebenen Daten einschließlich der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns gespeichert. Diese Daten werden ohne Ihre Einwilligung nicht an sonstige Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 13 Abs. 1 und 2 Buchstabe a und/oder b DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a und/oder b GDPR.

Wir speichern diese Daten, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck der Datenspeicherung entfällt (z.B. wenn die Bearbeitung Ihres Anliegens abgeschlossen ist). Grundsätzlich werden allgemeine Anfragen und Kommentare zu Serviceproblemen, Informationsanfragen etc. für einen Zeitraum von drei Jahren ab der letzten Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Zwingende gesetzliche Bestimmungen - insbesondere Aufbewahrungsfristen - bleiben vorbehalten.

2.5 Wenn wir mit Ihnen einen Vertrag geschlossen haben oder in einem vorvertraglichen Verhältnis stehen

Kommt ein Vertrag mit Ihnen zustande, müssen wir eine Vielzahl von Daten über Sie verarbeiten, insbesondere die folgenden:

- Namen, Vornamen, Postanschrift, E-Mail, Telefonnummer;
- Umsatzsteueridentifikationsnummer; - Bankkontonummern.

Die Zwecke dieser Verarbeitung sind folgende:

- Um die vorvertragliche und/oder vertragliche Beziehung zu verwalten und Sie bestmöglich zu bedienen;
- Um Ihre Datei zu überwachen und zu verwalten; - Um Dienstleistungen in Rechnung zu stellen und/oder zu bezahlen;
- Um unsere Buchhaltung zu erstellen

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 13 Abs. 1 und 2 Bst. a und/oder b LPD, und falls erforderlich Art. 6 Abs. 1 Bst. a und/oder b RGPD.

Wir erheben diese Daten entweder, wenn Sie uns diese mündlich oder schriftlich, über unsere Website oder auf andere Weise zur Verfügung stellen. Wir werden diese Daten nur dann an Dritte weitergeben, wenn wir dazu gesetzlich oder im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens verpflichtet sind. Wir speichern diese Daten so lange, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck der Speicherung entfällt (z.B. nach Erfüllung des Vertrages). Zwingende gesetzliche Bestimmungen bleiben hiervon unberührt.

3. Gemeinsame Nutzung der gesammelten Daten

Die Daten, die Sie auf Addmin eingeben, werden nicht an Dritte weitergegeben, außer in den folgenden Fällen:

a) wenn Sie Dritten, mit denen Sie zusammenarbeiten, Zugang zu Ihren Dokumenten gewähren (Informationen wie Ihr Vorname, Ihr Profilbild und Ihre Addmin-E-Mail-Adresse sowie Ihre Nutzungsaktivitäten sind dann für diese sichtbar);

b) wenn Sie Ihre ausdrückliche Zustimmung erteilen;

c) wenn uns eine gesetzliche Verpflichtung oder ein Gerichtsbeschluss zur Übermittlung dazu verpflichtet;

d) zum Schutz der Sicherheit anderer;

e) zur Durchsetzung unserer Geschäftsbedingungen, unserer Rechte, der Sicherheit oder der Interessen von Addmin;

f) zur Bekämpfung von Betrug oder Schädigung von Addmin oder unseren Nutzern;

g) zur Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, rechtlichen Verfahren oder Anfragen von Behörden;

h) zur Durchführung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt.

4. Externe Unternehmen, die für und mit Addmin arbeiten (Subunternehmer)

Addmin nutzt die Dienste von vertrauenswürdigen Drittunternehmen, die uns dabei helfen, unsere Dienste zu gewährleisten, zu verbessern, zu schützen und zu bewerben. Wir bleiben für die Verarbeitung Ihrer Informationen durch diese Dritten gemäß unseren Anweisungen verantwortlich. Diese Drittparteien, hauptsächlich IT-Unternehmen, sind wie folgt:

a) Pryv SA: Anbieter von Lösungen zur Verwaltung personenbezogener Daten, mit Sitz in Avenue du Moulin 5, 1110 Morges, Schweiz, ist unser Partner, um Ihnen die ordnungsgemäße Einhaltung der Vorschriften bei der Verwaltung Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

b) Net4All SA: Anbieter von Cloud-Hosting und sicherer Datenspeicherung, mit Sitz in Chemin du dévent 7, 1024 Ecublens, Schweiz, ist unser IT-Partner für die sichere Speicherung Ihrer Daten.

c) Infomaniak SA: Anbieter von Cloud-Hosting und sicherer Datenspeicherung mit Sitz in Rue Eugène-Marziano 25, Schweiz, ist unser IT-Partner für die sichere Speicherung Ihrer Daten.

d) Parashift AG: Anbieter einer Lösung zur automatischen Extraktion von Informationen aus Dokumenten mit Sitz in Hauptstrasse 134, 4450 Sissach, Schweiz, ist unser Partner, um die Extraktion von Dokumenten zu erleichtern und die Verarbeitung und Klassifizierung Ihrer Dokumente zu automatisieren.Zweck der Verarbeitung: Automatisierte Klassifizierung. Um Ihnen Klassifizierungen vorschlagen zu können, müssen wir Ihr Dokument auch kurzzeitig mit unserem Partner teilen, der die Informationen aus dem Dokument extrahiert.

e) Firebase: Push-Benachrichtigungsanbieter, der von Google Ireland Limited mit Sitz in Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Google) bereitgestellt wird.Zweck der Verarbeitung: Erinnerungsbenachrichtigungen. Wir können Sie nur dann über Ihre Mahn- und Verfallstermine benachrichtigen, wenn wir Zugang zu diesen Terminen haben. Wir müssen diese Informationen also extrahieren, damit wir Sie über unseren Dienstanbieter Firebase benachrichtigen können, wenn eine Frist abläuft. Sie können diesen Dienst manuell in Ihrem Konto deaktivieren.

f) AppsFyler: ist eine SaaS-Plattform für die Analyse und Zuweisung von mobilem Marketing mit Sitz in San Francisco, Kalifornien. Zweck der Verarbeitung: Zu wissen, von welcher Quelle Sie Addmin herunterladen, um unsere Akquisitionsbemühungen zu verfeinern und die Kommunikation unserer Dienste mit den Nutzern, die am wahrscheinlichsten interessiert sind, zu erleichtern.

g) Mailgun Technologies: Drittanbieter einer Lösung für die Verwaltung von E-Mail-Adressen mit Sitz in 112 E Pecan St #1135, San Antonio, TX 78205, USA.Zweck der Verarbeitung: Empfang eines Dokuments über die Addmin-E-Mail-Adresse. Wenn Sie einen PDF-Anhang an Ihre Addmin-E-Mail-Adresse weiterleiten, greifen wir auf unseren Partner Mailgun zurück, um die ordnungsgemäße Übertragung dieses Dokuments zu gewährleisten. Mailgun löscht alle Daten maximal 7 Tage nach der Verarbeitung und verarbeitet das Dokument nicht anders als für den oben genannten Zweck.

h) Mailchimp: Anbieter von E-Mail-Kampagnen und Kundenbeziehungslösungen unter dem Namen Mailchimp mit Sitz in 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia, 30308, ist unser Partner für Kundenbeziehungs- und E-Mail-Kampagnendienste. Die erhobenen Daten sind nicht direkt mit Nutzern in Verbindung zu bringen

i) Tawk.to: Anbieter von Kundenbeziehungslösungen unter dem Namen tawk.to, mit Sitz in 187 East Warm Springs Rd, SB298 Las Vegas, NV, 89119. ist unser Partner für Chat- und Kundensupportdienste. Die gesammelten Daten sind nicht direkt mit Nutzern identifizierbar.

5. Methode der Datenerfassung

5.1 Benutzersteuerung

Addmin bietet Ihnen ein personalisiertes Audit Ihres Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten jederzeit manuell zu erstellen, zu verfolgen und zu löschen, ohne einen zusätzlichen mühsamen Prozess oder eine Validierung durch uns.

5.2 Standort

Um die korrekte Verarbeitung Ihrer Daten zu gewährleisten, werden Ihre persönlichen Daten in der Schweiz ausschließlich bei unserem Dienstleister Net4All SA gespeichert. Die Daten können auch lokal auf den Geräten gespeichert werden, die Sie für den Zugriff auf die Dienste verwenden.

5.3 Ihre Kontrolle und Ihr Zugriff auf Ihre Daten

Sie haben die Kontrolle über Ihre persönlichen Daten und darüber, wie diese gesammelt, verwendet und weitergegeben werden. Zum Beispiel können Sie:

a) Ihre Addmin-Kontodaten dauerhaft löschen;

b) Ihr Konto und dessen Inhalt verwalten und einige Ihrer persönlichen Daten ändern;

c) eine Kopie Ihrer Daten herunterladen;

d) der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten widersprechen, indem Sie Ihre Zustimmung verweigern.

6. Datensicherheit

Wir haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit getroffen. Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sind sicher und der Zugang zu ihnen ist auf diejenigen beschränkt, die sie benötigen. So sind z.B. alle Daten, die über unsere Website laufen, nach den aktuellen Standards gesichert (HTTPS 256Bit Encryption).

Um Verluste zu vermeiden, werden Ihre Daten täglich gesichert und für 2 Wochen aufbewahrt. Alle Finanztransaktionen sind nach den strengsten geltenden Standards gesichert und garantieren die Einhaltung des PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte: ein Recht auf Auskunft, ein Recht auf Berichtigung, ein Recht auf Löschung, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht und in bestimmten Fällen ein Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Behörde. Um Ihre Rechte auszuüben, senden Sie Ihre Anfrage bitte per unterschriebenem Brief zusammen mit einer Kopie Ihres Personalausweises an folgende Adresse:

Addmin SA
Avenue de Rumine 20
1005 LausanneSchweiz

Wir bemühen uns, Ihnen innerhalb von 30 Tagen zu antworten.

Wenn die Datenverarbeitung auf Ihrer Zustimmung beruht, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen. Der Antrag auf Widerruf ist grundsätzlich direkt über den Zugang zu Ihrem Profil oder per E-Mail an privacy@admin.ch an uns zu richten, wobei Sie dann eine Anleitung zum weiteren Vorgehen erhalten.

8. Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie zu ändern.

Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Website veröffentlicht. Wenn eine Änderung Ihre Rechte wesentlich einschränkt, werden Sie per E-Mail informiert. Wenn Sie den Änderungen nicht zustimmen, erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Daten zu speichern und zu exportieren, und Ihr Konto wird gelöscht. Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen keine Maßnahmen ergreifen, gilt die Datenschutzrichtlinie als akzeptiert.