Benutzungsbedingungen

Datum der letzten Aktualisierung: 21. Juni 2022
Datum der Veröffentlichung: 13. Januar 2021
Datum des Inkrafttretens: 25. November 2020

1. Allgemein

Geltungsbereich

Die vorliegenden Allgemeinen Nutzungsbedingungen Addmin (nachfolgend "ANB") regeln die vertraglichen Beziehungen zwischen der Addmin SA (Avenue de Rumine 20, 1005 Lausanne, Schweiz) und Ihnen als Nutzer der Webseite, der Addmin-Plattform oder der Addmin-Website. WWW.ADDMIN.COMDie AGB gelten für die Nutzung der Addmin-Plattform, der Addmin-Mobile-App, der Addmin-Plattform und/oder der darauf basierenden Dienstleistungen oder jeder anderen Art von Dienstleistungen, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf: die Unterstützung bei der administrativen Verwaltung und Organisation von Dokumenten von Unternehmen und Privatpersonen (nachstehend kollektiv "Addmin" genannt).

Personenbezeichnungen beziehen sich sowohl auf Männer und Frauen als auch auf Personengruppen.

Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen sind in französischer Sprache verfasst und werden in andere Sprachen übersetzt. Im Falle von Widersprüchen ist die französische Fassung maßgebend.

2. Addmin Dienstleistungen

Addmin soll die Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Dokumenten erleichtern.

Mit Addmin kann der Benutzer seine eigenen Dokumente erstellen, klassifizieren und verwalten sowie diese sicher und vertraulich mit seinen Kontakten teilen. Die grundlegenden Dienste sind die folgenden:

- Hilfe bei der Einrichtung persönlicher Ordner über den Bereich "Meine Ordner";
- Scannen von Papierdokumenten über einen mobilen Scanner;
- Empfang von Dokumenten im pdf-Format per E-Mail über die Addmin-E-Mail-Adresse;
- Bearbeitung, Ablage, Durchsicht und Übertragung von Dokumenten ;
- Senden und Freigeben von Dokumenten an E-Mail-Adressen außerhalb von Addmin;
- Texterkennung und Vorschlag zur automatischen Klassifizierung;
- Verfolgung der Aktivitäten, die an Ihren Dokumenten vorgenommen werden, auch durch Ihre Kontakte;
- Archivierung im gültigen PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung;
- Elektronische Signatur von Dokumenten*;


*in Kürze verfügbar.

Die Funktionsweise von Addmin sowie die Beschreibung der angebotenen Dienste werden auf unserer Website ausführlicher beschrieben. WWW.ADDMIN.COM.

2.1 Zugangs- und Registrierungsbedingungen

Um Addmin nutzen zu können, müssen Sie mindestens 18 Jahre alt und geschäftsfähig sein, und Sie müssen sich registrieren und Addmin in Übereinstimmung mit diesen TOU nutzen. Jegliche Nutzung von Addmin unterliegt Ihrer vorherigen und bedingungslosen Zustimmung zu diesen TOU, indem Sie das entsprechende Feld anklicken. Die ANB sind Bestandteil des Vertrages. Um sich zu registrieren, benötigen Sie eine E-Mail-Adresse, einen Internetzugang und einen Vornamen, der mit Ihrem Konto verknüpft ist. Sie garantieren die Wahrhaftigkeit und Genauigkeit der angegebenen Informationen.

Wir behalten uns das Recht vor, jedes Abonnement (Registrierung - Erneuerung des Abonnements - Änderung des Abonnements und jede andere Dienstleistung) eines Benutzers ohne Angabe von Gründen zu stornieren oder abzulehnen.

Sie sind für die Ausrüstung (Computer, Software usw.) und die damit verbundenen Kosten für den Zugang zu Addmin verantwortlich. Wenn Sie Ihre Profilinformationen (Name, E-Mail-Adresse usw.) ändern, müssen Sie Ihre persönlichen Daten im Bereich "Mein Addmin" selbst aktualisieren.

2.2 Zugang zur Plattform

Sie können über die mobile Addmin-App auf die Addmin-Plattform zugreifen. Die Addmin-Plattform ist ausschließlich über sichere https-Verbindungen verfügbar. Jedes Addmin-Konto wird einem einzelnen Nutzer zugewiesen. Es kann nicht mehrere Berechtigte eines Addmin-Kontos geben. Die Authentifizierung des Nutzers basiert immer auf dem Login mit Passwort und/oder Zugangscode, Identifizierung durch Fingerabdruck oder FaceID und kann durch einen Faktor mit doppelter Authentifizierung verstärkt werden. Ihre Zugangsdaten sind streng persönlich und vertraulich und dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder mit ihnen geteilt werden.

2.3 Preisgestaltung und Angebot

Addmin ist kostenlos verfügbar und enthält keine Beschränkungen, insbesondere, aber nicht ausschließlich, der Anzahl der auf die Plattform hochgeladenen Dokumente und des verwendeten Speicherplatzes (Gigabites). Im Falle einer übermäßigen Nutzung kann Addmin nach eigenem Ermessen Mengenbegrenzungen festlegen oder andere Maßnahmen ergreifen, wie z.B. die Beteiligung an den Kosten für die Speicherung. Es ist insbesondere geplant, die Speicherkapazität für kostenlose Konten zu begrenzen und die Speicherung auf Cloud-Plattformen von Drittanbietern für die Sicherung von Dokumenten und Dateien anzubieten.

Kostenpflichtige Versionen in Form von monatlichen oder jährlichen Abonnements, die denselben Prinzipien folgen, sind ebenfalls erhältlich und ermöglichen den erweiterten Zugriff auf Funktionen wie Klassifizierung, Extraktion von Daten aus Dokumenten oder die Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Nutzer. Einige Funktionen werden pro Nutzung abgerechnet und Addmin bietet Unterstützung beim Start, bei der Einrichtung eines Kontos und bei der Überwachung der Nutzung. Es steht dem Nutzer frei, ein Abonnement abzuschließen, nur die kostenlosen Funktionen zu nutzen oder sein Konto zu löschen.

3. Dokumentenverarbeitung

3.1 Dokumente erstellen

Jedes Dokument wird vom Benutzer in die Anwendung importiert, gescannt oder per E-Mail empfangen. Anschließend wird es auf der Plattform gespeichert. Von der Erstellung bis zur Löschung steht das Dokument ausschließlich dem Nutzer zur Verfügung, es sei denn, der Nutzer führt wie unten beschrieben Aktionen zum Teilen durch. Niemand greift ohne Ihre Zustimmung auf Ihre Dokumente zu.

Die Dokumente werden automatisch in das PDF/A-Format umgewandelt, das die Archivierung und langfristige Aufbewahrung digitaler Dokumente gewährleistet.

3.2 Dokumentenverwaltung

Alle Dokumente in einem Addmin-Konto werden ausschließlich von Ihnen verwaltet. Hierfür bieten wir verschiedene Organisationsmöglichkeiten an. Neben Ihren persönlichen Organisationsmöglichkeiten bieten wir Ihnen auch eine Reihe von organisatorischen Unterstützungsfunktionen, wie z.B. die Erstellung von personalisierten Erinnerungen.

3.3 Gemeinsame Nutzung von Dokumenten durch Benutzer

Sie können anderen Personen mit einem Addmin-Konto den Zugriff auf alle oder einen Teil Ihrer Dokumente gestatten, indem Sie ihnen Zugriffsrechte erteilen. Sie können dieses Zugriffsrecht jederzeit direkt in der Addmin-Anwendung unter "Mein Addmin" oder direkt über die Dokumentenbearbeitungsseite ändern oder löschen.

3.4 Übermittlung von Dokumenten und Beziehungen außerhalb der Plattform

Sie können Dokumente für Personen außerhalb von Addmin (Nicht-Benutzer) freigeben, indem Sie einen Download-Link erstellen. Diese kann per E-Mail von der Addmin-Plattform versendet oder direkt zum Teilen auf anderen Plattformen (z. B. WhatsApp) kopiert werden. In diesem Zusammenhang erstellt der Benutzer einen öffentlichen Freigabelink, d. h. er ist für jeden zugänglich, der den Link besitzt.

3.5 Löschen von Dokumenten

Der Nutzer kann die Löschung seiner Dokumente und persönlichen Daten beantragen. Addmin versteht einen Löschauftrag durch den Nutzer als unwiderruflichen Auftrag, das Dokument endgültig zu löschen. Es werden keine Kopien aufbewahrt. Eventuelle gesetzliche oder vertragliche Verpflichtungen zur Aufbewahrung von Dokumenten liegen in der allgemeinen Verantwortung von Addmin und des Nutzers.

3.6 Sicherung und Speicherung

Es werden täglich Datensicherungen durchgeführt. Die Speicherung ist derzeit auf 180 Tage festgelegt. Da Addmin nicht in der Lage ist, auf die Benutzerdatenbanken zuzugreifen, unterliegt eine solche Aktion rechtlich der Entlastung durch den Kunden und wird von den IT-Dienstleistern von Addmin verwaltet, wobei zusätzliche Kosten anfallen, die nicht im Angebot enthalten sind.

4. Journal der Aktivitäten

Addmin zeichnet verschiedene Vorgänge im Lebenszyklus eines Dokuments im "Aktivitätenprotokoll" auf, das im Bereich "Konto" verfügbar ist. Zum Beispiel: Hinzufügen, Bearbeiten, Empfangen oder auch Freigeben eines Dokuments. Diese Aufzeichnungen können vom Benutzer jederzeit in ihrer Gesamtheit eingesehen werden.

5. Lagerung und Sicherheit

Addmin nutzt die Dienste von vertrauenswürdigen Drittunternehmen, die uns dabei helfen, unsere Dienste zu gewährleisten, zu verbessern, zu schützen und zu bewerben. Wir bleiben für die Verarbeitung Ihrer Informationen durch diese Dritten gemäß unseren Anweisungen verantwortlich. Diese Drittparteien, hauptsächlich IT-Unternehmen, sind wie folgt:

a) Pryv SA: Anbieter von Lösungen zur Verwaltung personenbezogener Daten mit Sitz in Avenue du Moulin 5, 1110 Morges, Schweiz, ist unser Partner, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten ordnungsgemäß verwaltet werden.

b) Dotbase SA: Anbieter von Lösungen zur Wartung und Sicherheit von Computern mit Sitz in Rte des Acacias 25, 1227 Les Acacias, Schweiz, ist unser IT-Partner für die Verwaltung von Cloud-Hosting.

c) Infomaniak SA: Anbieter von Cloud-Hosting und sicherer Datenspeicherung mit Sitz in Rue Eugène-Marziano 25, Schweiz, ist unser IT-Partner für die sichere Speicherung Ihrer Daten.

d) Parashift AG: Anbieter einer Lösung zur automatischen Extraktion von Informationen aus Dokumenten mit Sitz in Hauptstrasse 134, 4450 Sissach, Schweiz, ist unser Partner, um die Extraktion von Dokumenten zu erleichtern und die Verarbeitung und Klassifizierung Ihrer Dokumente zu automatisieren.Zweck der Verarbeitung: Automatisierte Klassifizierung. Um Ihnen Klassifizierungen vorschlagen zu können, müssen wir Ihr Dokument auch kurzzeitig mit unserem Partner teilen, der die Informationen aus dem Dokument extrahiert.

e) Google Analytics & Firebase: Push-Benachrichtigungsanbieter, der von Google Ireland Limited mit Sitz in Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Google) bereitgestellt wird.Zweck der Verarbeitung: Erinnerungsbenachrichtigungen. Es ist uns nicht möglich, Sie über Ihre Mahn- und Verfallstermine zu benachrichtigen, ohne Zugang zu den Terminen zu haben. Wir müssen daher diese für Sie persönliche Information extrahieren, damit wir Sie über unseren Dienstanbieter Firebase benachrichtigen können, wenn eine Frist abläuft. Sie können diesen Dienst manuell in Ihrem Konto deaktivieren.

f) UXCam: Anbieter von Analyselösungen mit Sitz in 814 Mission St. 6th Fl, San Francisco, California 94103.Zweck der Verarbeitung: UXCam kann aufzeichnen: Aufgerufene Bildschirme, Interaktionsmuster (wie Aktionen auf dem Bildschirm, Gesten: Tippen, Scrollen) und Details zum Gerät (Typ, Version, Modell, Betriebssystem). Wir verwenden die von UXCam gesammelten Informationen, um unsere Anwendung zu verbessern. UXCam sammelt keine persönlich identifizierbaren Informationen und verfolgt nicht Ihre Surfgewohnheiten in den verschiedenen Anwendungen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzrichtlinie für Informationen, die durch den UXCam-Dienst gesammelt werden.

g) AppsFyler: ist eine SaaS-Plattform für die Analyse und Attribution von mobilem Marketing mit Sitz in San Francisco, Kalifornien. Zweck der Verarbeitung: Zu wissen, von welcher Quelle Sie Addmin herunterladen, um unsere Akquisitionsbemühungen zu verfeinern und die Kommunikation unserer Dienste mit den Nutzern zu erleichtern, die am wahrscheinlichsten interessiert sind.

h) Mailgun Technologies: Drittanbieter einer Lösung zur Verwaltung von E-Mail-Adressen mit Sitz in 112 E Pecan St #1135, San Antonio, TX 78205, USA.Zweck der Verarbeitung: Erhalt eines Dokuments über die Addmin-E-Mail-Adresse. Wenn Sie einen PDF-Anhang an Ihre Addmin-E-Mail-Adresse weiterleiten, greifen wir auf unseren Partner Mailgun zurück, um die ordnungsgemäße Übertragung dieses Dokuments zu gewährleisten. Mailgun löscht alle Daten maximal 7 Tage nach der Verarbeitung und verarbeitet das Dokument nicht anders als für den oben genannten Zweck.

i) Mailchimp: Anbieter von E-Mail-Kampagnen und Kundenbeziehungslösungen unter dem Namen Mailchimp mit Sitz in 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, Georgia, 30308, ist unser Partner für Kundenbeziehungs- und E-Mail-Kampagnendienste. Die erhobenen Daten sind nicht direkt mit Nutzern in Verbindung zu bringen

j) Tawk.to: Anbieter von Kundenbeziehungslösungen unter dem Namen tawk.to, mit Sitz in 187 East Warm Springs Rd, SB298 Las Vegas, NV, 89119. ist unser Partner für Chat- und Kundensupportdienste. Die gesammelten Daten sind nicht direkt mit Nutzern identifizierbar.

5. Methode der Datenerfassung

5.1 Benutzersteuerung

Addmin bietet Ihnen ein personalisiertes Audit Ihres Unternehmens und ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten jederzeit manuell zu erstellen, zu verfolgen und zu löschen, ohne einen zusätzlichen mühsamen Prozess oder eine Validierung durch uns.

5.2 Standort

Um die ordnungsgemäße Verarbeitung Ihrer Daten zu gewährleisten, werden Ihre personenbezogenen Daten in der Schweiz ausschließlich bei unserem Dienstleister Infomaniak SA gespeichert. Daten können auch lokal auf den Geräten gespeichert werden, die Sie für den Zugriff auf die Dienste verwenden.

5.3 Ihre Kontrolle und Ihr Zugriff auf Ihre Daten

Sie haben die Kontrolle über Ihre persönlichen Daten und darüber, wie diese gesammelt, verwendet und weitergegeben werden. Zum Beispiel können Sie:

a) Ihre Addmin-Kontodaten dauerhaft löschen;

b) Ihr Konto und dessen Inhalt verwalten und einige Ihrer persönlichen Daten ändern;

c) eine Kopie Ihrer Daten herunterladen;

d) der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten widersprechen, indem Sie Ihre Zustimmung verweigern.

6. Datensicherheit

Wir haben die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit getroffen. Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sind sicher und der Zugang zu ihnen ist auf diejenigen beschränkt, die sie benötigen. So sind z.B. alle Daten, die über unsere Website laufen, nach den aktuellen Standards gesichert (HTTPS 256Bit Encryption).

Um Verluste zu vermeiden, werden Ihre Daten täglich gesichert und für 2 Wochen aufbewahrt. Alle Finanztransaktionen sind nach den strengsten geltenden Standards gesichert und garantieren die Einhaltung des PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

7. Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte: ein Recht auf Zugang, ein Recht auf Berichtigung, ein Recht auf Löschung, ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Recht auf Widerspruch und in bestimmten Fällen ein Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Behörde. Um Ihre Rechte auszuüben, richten Sie Ihre Anfrage bitte per unterschriebenem Brief mit einer Kopie Ihres Personalausweises an folgende Adresse:

Addmin SA
Avenue de Rumine 20
1005 Lausanne
Schweiz

Wir bemühen uns, innerhalb von 30 Tagen zu antworten.

Wenn eine Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist grundsätzlich direkt an uns zu richten, indem Sie auf Ihr Profil zugreifen, oder per E-Mail an privacy@admin.com, wobei Ihnen in diesem Fall eine Anleitung zum weiteren Vorgehen zugesandt wird.

8. Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie zu ändern.

Die jeweils aktuelle Version wird auf unserer Website veröffentlicht. Wenn eine Änderung Ihre Rechte wesentlich einschränkt, werden Sie per E-Mail informiert. Wenn Sie den Änderungen nicht zustimmen, erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Daten zu speichern und zu exportieren, und Ihr Konto wird gelöscht. Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen keine Maßnahmen ergreifen, gilt die Datenschutzrichtlinie als akzeptiert.