Siehe auch: Benutzerdefinierte Ordner und Intelligente Scans
Die Ablage Ihrer Dokumente in einem 100 % digitalen Format kann verwirrend sein. Die Unantastbarkeit - oder das Fehlen von Papier - kann zu einem Gefühl des Kontrollverlusts führen, da Sie nicht mehr die Möglichkeit haben, Ihre Dokumente in physischen Aktenschränken einzusehen.
Aber das ist nur eine Frage der Gewohnheit. Und es hat nur Vorteile, wenn Sie Ihre Dokumente in digitaler Form verwalten. Bei der Ablage Ihrer Dokumente kommt es auf ein einfaches, geordnetes und verständliches System an, das Ihnen eine bequeme Indexierung und blitzschnelle Suche garantiert. Dies sind die unbestreitbaren Vorteile der Digitalisierung. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Punkte, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente optimal indiziert werden.
Keine klassische Baumstruktur mehr: Machen Sie Platz für "Tags"!
Wir haben eine Standard-Ordnerstruktur für Sie erstellt. Aber täuschen Sie sich nicht, Addmin ist viel mächtiger als das. Anstelle von Aktenordnern und Trennblättern können Sie mehrere Informationen in einem Dokument zusammenfassen und so effizienter indexieren. Sie wissen nicht, ob ein Dokument in Ihren "Home"-Ordner oder in Ihren "Insurance"-Ordner gehört? Kein Problem, legen Sie sie in beiden ab. Vor allem, wenn Sie mehrere gleichartige Versicherungsdokumente an verschiedenen Adressen haben.
In Addmin ordnen Sie Ihren Dokumenten Tags zu, die dann mit zusätzlichen Informationen "gefüttert" werden. Im Vergleich zu einer klassischen Baumstruktur können Ihre Dokumente in mehreren Ordnern klassifiziert und gleichzeitig als Rechnung und Vertrag definiert werden. Es ist magisch und vor allem praktisch!
Entdecken Sie, wie Addmin die Dokumentenverarbeitung automatisiert mit Intelligenter Scan
Der Text Ihrer Dokumente wird indiziert!
Es gibt nichts Frustrierenderes, als eine Garantie für eine größere Anschaffung zu haben und einen ganzen Vormittag damit zu verbringen, sie ausfindig zu machen, um sie z. B. bei der Versicherung geltend zu machen. Doch damit ist jetzt Schluss, denn mit der Möglichkeit, den Text direkt zu durchsuchen, können Sie mit Addmin sehr schnell an ihn herankommen.
Ihre iPhone-Garantie können Sie in der Regel leicht finden, indem Sie in der Suchleiste nach "iPhone" suchen. Wenn Sie viele Dokumente haben, in denen das Wort iPhone vorkommt, können Sie es einfach unter "Verschiedenes > Einkäufe" zusammen mit dem Datum des Dokuments ablegen, so dass Sie dieses wichtige Dokument in Sekundenschnelle finden. Vergessen Sie also nicht diese wichtige Textsuchfunktion!
Eine leistungsstarke Suche!
Die Suche nach einem Dokument an einem bestimmten physischen Ort, z. B. einem Aktenschrank in Ihrem Büro, entfällt. Stellen Sie sich vor, dass ein Dokument nicht an einem "eindeutigen" Ort abgelegt wird, sondern dass Sie mit Addmin die gesuchten Dokumente anhand der von Ihnen vergebenen Eigenschaften isolieren können.
So können Sie beispielsweise alle Rechnungen Ihres Telefonanbieters für das Jahr 2019 in wenigen Sekunden abrufen. Sie können auch alle Ihre Versicherungsverträge mit ein paar Klicks extrahieren.
Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns über die Mailbox oder direkt an info@addmin.com zu schreiben.
