Guide d'utilisation

Parcourez la dernière documentation sur la plateforme et tirez le meilleur parti de vos documents avec Addmin !
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En cas de besoin, n'hésitez surtout pas à nous CONTACTER.

Création de compte

Ouvrez l'application depuis iPhone, Android ou Ordinateur:

Appuyez sur le bouton Inscription
Indiquez Nom du compte + E-mail
Acceptez les conditions d'utilisation
Définissez un mot de passe ainsi qu'un code d'accès
Lien direct : Connexion

🔐 Sur l'application mobile, activez Touch/Face ID afin de vous connecter de manière sécurisée plus rapidement.
🔐 Sur ordinateur, activez le double facteur d'authentification (lien direct)
🔔 Activez les notifications qui vous permettrons de suivre vos rappels et dates d'expiration de vos documents.

Capture et numérisation

Scanner mobile

Grâce au scanner intégré d’Addmin, numérisez n'importe quel document que recevez encore en format papier comme des factures, des tickets de caisses ou encore des reçus.

Cliquez le signe l'icône + en bas de l’écran d'accueil
Posez le document à scanner sur une surface plane
Positionnez-vous au-dessus pour le numériser
Placez le document dans le cadre bleu affiché à l'écran
Vous pouvez ajouter des pages ou terminer votre scan, et contrôler la qualité du document

Importer un document

Il est possible d’importer des documents numériques stocké sur votre smartphone et ordinateur. Cela facilite notamment le transfert de document que vous pouvez d'ores et déjà avoir au format digital.

Depuis l'écran d'accueil de l'application mobile, cliquez sur l'icône + en bas de l’écran
Cliquez sur "Importer" - cela vous redirigera sur les options (documents téléphone, stockage cloud tiers, etc.)
Depuis le web, sélectionner "Ajouter" sur le menu disponible sur la gauche de votre écran
Vous pouvez ajouter plusieurs documents par import

Adresse e-mail Addmin

Votre adresse e-mail Addmin est une adresse de réception électronique unique à votre compte qui extrait automatiquement la pièce jointe PDF de chaque e-mail qui lui est envoyé. En somme, c'est l'équivalent de votre boîte aux lettres, au format digital.

Accédez à votre adresse e-mail personnelle dans la partie Mon compte
Vous pouvez copier cette adresse dans l'application Addmin
Lien direct : E-mail Addmin

Lorsque vous redirigez un e-mail sur votre e-mail Addmin, le document correspondant - pièce jointe incluse - se retrouvent dans vos tâches en cours, dans les documents à traiter et vos documents récents.

A quelles occasions utiliser votre adresse Addmin ?

Redirigez les pièces jointes PDF de vos e-mails dans Addmin
Utilisez cette adresse depuis une imprimante/scanner en tant que réception "Envoyé à"
Partager cette adresse e-mail comme référence auprès de vos clients, fournisseurs & partenaires

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Traitement & classification

Classification

Une fois qu'un document est créé sur Addmin, vous le classer de manière manuelle ou automatique (cf. plus bas), gérer des rappels et labelliser vos documents.

Cette page du document vous permet notamment de :

Définir le(s) type(s)
Définir la date
Fixer des rappels

Dossiers

Lien utile : Personnalisez vos dossiers en 3 étapes‍

Cliquez sur Classer
Déterminez le/les dossier(s)
Trouvez le/les dossier(s) rapidement grâce à la barre de recherche

🔔 Plus d'information sur l'indexation multi-dossiers : Classer un document numérique, changement de paradigme

Rappels

La gestion de vos rappels et dates d'expiration vous garantit d'être constamment à jour sur vos documents importants et surtout, de pouvoir être automatiquement notifié afin de ne plus manquer aucune échéance (contrats, garanties, offres, etc.)
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Les préférences de notification vous permettent de fixer des notifications automatiques différents pour respectivement les rappels et dates d'expiration. Dans ce contexte, nous vous conseillons :

🔔 Remarque : Votre rappel ou date d'expiration est alors fixé(e) et vous pouvez suivre l'ensemble des dates importantes dans votre liste de tâches en cours.

Tâches

Les tâches en cours, accessibles depuis l'écran d'accueil, vous assurent de suivre en tout temps vos documents qui nécessitent une action ou un suivi de votre part. Elles rassemblent tous vos documents créés mais non traités, tous vos rappels en cours et vous permettent également d'ajouter des tâches personnelles non liées à un document. Les types de tâches en cours disponibles sont les suivantes :

A traiter : Documents ajoutés sur Addmin mais non traités
A classer : Documents traités mais non classés
Rappels : Rappels et dates d'expiration fixées
Lien direct : Tâches

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Recherche

Une indexation puissante

Sur Addmin, vous associez des labels à vos documents qui sont ainsi "nourris" d'informations supplémentaires. En comparaison à une arborescence classique, vos documents peuvent être classés dans plusieurs dossiers et être définis comme type facture et contrat en même temps.

Cette approche permet alors de pouvoir rechercher vos documents sur la base de leurs données :

Mot-clés : Trouvez un document sur la base d'un mot-clé présent dans le document
Type : Sélectionnez le type de document que vous recherchez
Dossiers : Sélectionnez les dossiers auxquels vos documents appartiennent
Smart Data : Précisez les informations liées aux données extraites de vos documents
Dates : Définissez des temporalités d'ajout ou de date des documents
Lien direct : Recherche

Exemple : vous recherche un document qui contient le mot-clé "Client 1", dont le type est "Facture", dont le montant est supérieur à $100 et qui a été ajouté lors du premier trimestre (i.e. 01.01.2022 au 31.03.2022).

Addmin ressort automatiquement tous les documents qui correspondent à ces paramètres.

Automatisation

Automatiser la classification

Certains documents sont répétitifs, liés à des clients, partenaires ou encore fournisseurs. Vous pouvez automatiser la classification en instaurant des règles basées sur des événements précis. Vous trouverez ci-dessous les différentes options qui s'offrent à vous, et nous en ajoutons continuellement !

Mots-clés

Cette classification se base sur un déclencheur de mot-clé.

Ajouter le déclencheur "Mot clé" qui peut être n'importe text dans votre document
Définissez les les résultats dans "actions" : dossiers et types

Source de réception e-mail

Cette classification se base sur l'adresse de réception d'un PDFs sur votre email addmin.

Ajouter le déclencheur "Mailbox"
Définissez les les résultats dans "actions" : dossiers et types
Lien direct : automatisation

Gestion des droits utilisateurs

Sur Addmin, vous pouvez inviter vos collaborateur sur le compte en souscrivant à un plan "PRO" qui permet l'ajout d'utilisateurs. Que ce soit pour voir les documents (mode lecture ) ou pour le traitement (mode gestion). Cet article détaille le paramétrage de cette fonctionnalité.

Accédez à la page des utilisateurs
Cliquez sur Compte > Paramètres > Utilisateurs > Sélectionner l'utilisateur que vous souhaitez gérer. Lien direct

Modes d'accès

‍Hérité: Ce droit reprend la logique du dossier principal. En d'autres termes, tous les sous-dossiers seront automatiquement définis avec le rôle du dossier principal.

Lecture seule: Accès aux documents se trouvant dans le dossier. Il ne pourra pas éditer le document mais pourra le lire et y accéder, que ce soit depuis l'ordinateur ou l'application mobile.

‍Gestion: Accès aux documents avec la capacité d'éditer l'ensemble des champs, de modifier les statuts et de reclasser le document. L'utilisateur ne peut classer un document que dans le(s) (sous-)dossiers qui lui ont été attribués. Si un document et déjà classé dans un dossier auquel il n'a pas accès, un nouveau classement effectué par l'utilisateur ajoutera le dossier correspondant sans effacer le classement préalable.Par défaut, un nouvel utilisateur n'a aucun droit d'accès. Vous pouvez attribuer des accès différents pour chaque (sous-)dossier.

‍Exemple :

Marc est gestionnaire de projet pour LaboLab XYZ. Il importe une facture fournisseur et la classe dans les Fournisseur > Fournisseur 1, Produits > Produit 1 ainsi que Finances (dossier principal) Jeanne est directrice financière et a droit d'édition sur l'ensemble des dossiers du compte. Elle prend connaissance de la facture classée par marc dans Finances et ajoute Comptabilité > TVAafin que sa collègue Marie puisse la comptabilisé. Marie, est responsable TVA pour LaboLab XYZ. Elle n'a droit que d'accéder aux documents que Jeanne valide et classe dans TVA.

‍Dans ce cas :

Marc voit le document classé dans Fournisseur 1, Produit 1 et Finances Jeanne qui a accès à tous les dossiers, voit le document classé dans Fournisseur 1, Produit 1, Finances et TVA 2022 Marie ne voit que le document classé dans TVA

Le droit donné à un dossier principal prime sur le droit donné sur le sous-dossier. Si la permission de base est "Caché. Afin de permettre à un utilisateur d'ajouter et/ou accédez au nouveau document créé, attribuez le droit de gestion sur le dossier par défaut "A classer". Afin de permettre à un utilisateur d'ajouter et/ou accédez au nouveau document créé, sélectionner le dossier "A classer" avec le droit "Gérer".

Changer de compte

L'ajout d'un utilisateur à votre compte induit que ce dernier crée son propre compte personnel. Une fois l'invitation acceptée, le changement entre compte s'effectue de manière très simple.

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